Czym jest Zarządzanie Wyjściem?

Znaczenie terminu Zarządzanie Wyjściem

Zarządzanie Wyjściem to centralny hub komunikacji z klientem opartej na dokumentach w przedsiębiorstwie. Tutaj, w jednym miejscu, zbierane są wyniki tworzenia dokumentów, tu odbywają się procesy optymalizacyjne, obejmujące cały przepływ dokumentów w firmie, oraz tu można zagwarantować archiwizację wszystkich wychodzących dokumentów. Tym samym Zarządzanie Wyjściem stanowi również kluczowy element Customer Communications Management CCM, obejmującego wszystkie komponenty przyczyniające się do realizacji, organizacji i doskonalenia komunikacji z klientami.

Zarządzanie Wyjściem Multi-Channel i Omni-Channel

Wraz ze wzrostem udziału cyfrowych form komunikacji z klientem wzrasta również znaczenie Zarządzania Wyjściem, gdyż zwiększa się liczba kanałów dystrybucji oraz związanych z nimi procesów selekcji, przygotowania i optymalizacji. Dlatego dziś coraz częściej mówi się o Zarządzaniu Wyjściem Multi-Channel, a w szerszym ujęciu – Zarządzaniu Wyjściem Omni-Channel. Celem tego ostatniego jest przetwarzanie wszystkich przychodzących kontaktów z klientami (inbound) na wszystkich kanałach i wybór najlepszego kanału odpowiedzi w danej sytuacji. Oznacza to zasadniczą zmianę formatów i procesów dokumentów. Odpowiedź pracownika działu obsługi klienta, na przykład, może przyjmować różne formy i kanały wyjściowe. System podejmuje decyzję na końcu łańcucha procesów, czy odpowiedź ta zostanie wysłana jako e-mail, SMS, wpis na portalu, czy list — oraz w jaki sposób zostanie udokumentowana i zarchiwizowana.

Rozwiązania Zarządzania Wyjściem z wykorzystaniem Serie M/

Jak już wspomniano, dla efektywności Systemu Zarządzania Wyjściem kluczowe jest centralne przetwarzanie wszystkich dokumentów tworzonych w firmie. Najłatwiej osiągnąć to, korzystając z centralnego systemu już na etapie tworzenia dokumentów. Serie M/ oferuje zintegrowane Zarządzanie Wyjściem oraz tworzenie dokumentów, które uwzględnia wszystkie powszechne formy przetwarzania:

• Tworzenie dokumentów online lub przetwarzanie interaktywne lub dialogowe na komputerze stacjonarnym, kliencie offline lub webowym
• Przetwarzanie w tle
• Przetwarzanie wsadowe

Dzięki temu wiele firm zastąpiło lokalne rozwiązania przetwarzania tekstu centralnym systemem Customer Communications Management Serie M/. Rozwiązanie to oszczędza nie tylko koszty rozwoju i utrzymania, ale także zapewnia centralna administracja daje firmom elastyczność niezbędną do szybkiego reagowania na zmiany rynkowe, szczególnie w kontekście transformacji cyfrowej.

Wewnętrzny, niezależny od formatu wyjściowego format danych dokumentów umożliwia zastosowanie na końcu procesu różnych rendererów, które przekształcają dokument w ostateczną formę. Zintegrowane podejście Serie M/ zapewnia, że wyniki tworzenia dokumentów mogą być bezpośrednio przekazane do Zarządzania Wyjściem bez potrzeby konwersji.