Profesjonalne tworzenie dokumentów

Znaczenie

Dla branż takich jak ubezpieczenia, bankowość, dostawcy energii czy handel wysyłkowy dokumenty są wciąż kluczem do pozyskania klientów. Tworzenie dokumentów, które produkują wysokiej jakości teksty, zapewnia firmom wyraźne wystąpienie w oczach klientek i klientów, które się zapamiętuje i wyróżnia na tle konkurencji. Inteligentne tworzenie dokumentów może umocnić lojalność klientów, gdyż teksty są dokładnie dopasowane do grupy docelowej, a ich treść jest dobrze zrozumiała.

Dlatego profesjonalne, efektywne tworzenie dokumentów stanowi podstawę opartej na dokumentach komunikacji z klientem. Celem tworzenia dokumentów jest jak najbardziej zautomatyzowanie komunikacji idealnie dopasowanej do klientki i klienta, której poprawna treść odnosi się bezpośrednio do indywidualnej sytuacji klienta, a layout i wygląd nieodłącznie noszą charakterystyczny styl firmy oraz odbywa się na preferowanym przez klientkę lub klienta kanale fizycznym lub cyfrowym.

Kto opanuje te dyscypliny, będzie mógł utrzymać się na globalnych rynkach w przyszłości. Technologiczną podstawą jest wydajny system do tworzenia dokumentów, który najlepiej oferuje kompleksowe rozwiązanie do optymalizacji i wysyłki dokumentów na najróżniejsze kanały – na przykład system do Zarządzania Komunikacją z Klientem CCM, taki jak Serie M/.

Działanie

W ramach Zarządzania Komunikacją z Klientem tworzenie dokumentów jest włączone w wyższy proces, składający się z poprzedzających i następujących po sobie łańcuchów procesów. Inicjacja zazwyczaj odbywa się za pomocą systemu lub przez osobę; zawsze chodzi o transakcję, czyli spontaniczne lub powtarzające się zdarzenie biznesowe, takie jak faktura, oferta itp. Stąd pochodzi termin „druk transakcyjny” z czasów, gdy dokumenty były oparte wyłącznie na papierze. Zlecenie tworzenia dokumentów jest ściśle związane z pozyskiwaniem i udostępnianiem danych. Po samym procesie tworzenia dokumentów następuje ich optymalizacja (np. sortowanie) i wydanie dokumentów lub przesyłek za pomocą Systemu Zarządzania Wyjściem OMS.

W ramach optymalizacji procesów firmy dążą do jak najbardziej zautomatyzowanego, sterowanego przez system tworzenia dokumentów w ciemnej obróbce (ponieważ nikt nie obserwuje procesu) lub przetwarzaniu wsadowym. W przypadku niestandardowych zdarzeń biznesowych, np. w obszarze obsługi, użytkowniczka i użytkownik kontrolują tworzenie dokumentów interaktywnie w dialogu lub online za pomocą swoich danych wejściowych (w dialogu użytkownika) i decyzji.

W obliczu postępującej cyfryzacji i mobilizacji niemal wszystkich dziedzin życia, tworzenie dokumentów staje się coraz ważniejsze, aby móc indywidualnie przechodzić między tworzeniem dokumentów fizycznych do druku a cyfrowym wydaniem. W tym celu sprawdza się kompleksowy proces, jak to ma miejsce w Zarządzaniu Komunikacją z Klientem w Serie M/: kontroluje i zarządza całym procesem od powstania dokumentów aż do ich wydania, stając się centralnym punktem procesów dokumentowych. Już w trakcie tworzenia dokumentów zbierane są od samego początku wszystkie niezbędne dane i metadane w dokumencie. Tak powstaje centralny dokument bazowy lub surowy, z którego (System Zarządzania Wyjściem) na końcu całego procesu generuje potrzebny format wydania i optymalizuje go dla odpowiedniego kanału wydania.

Z Serie M/, CCM od kwsoft^®, które oferuje tworzenie dokumentów i Zarządzanie Wyjściem z jednej ręki, można dowolnie generować ustalone formaty druku, takie jak AFP, PCL i PostScript lub formaty dla cyfrowych kanałów komunikacyjnych, takich jak e-mail, SMS lub usługi komunikatorów, czyli HTML(5) lub (cyfrowo wypełnialne) PDF.