SmartPDF – komunikuj się cyfrowo
Szansa: Uproszczenie procesu biznesowego poprzez digitalizację
Punkt wyjścia: Przedstawiciele handlowi międzynarodowej firmy jubilerskiej Pregis regularnie odwiedzają swoich klientów – sprzedawców biżuterii. Podczas wizyt zbierane i aktualizowane są dane, takie jak zamówienia, prognozy itd. Do tego celu wykorzystywana jest „Lista Spotkań z Klientem”, która na początku wizyty prezentuje istniejące dane klientów z systemu CRM. Odpowiednie zmiany są rejestrowane i przesyłane z powrotem do CRM, który inicjuje dalsze niezbędne działania. Dotychczas korzystano z wydrukowanych list papierowych, co powodowało dwukrotną przerwę w przepływie danych – między systemem CRM a przedstawicielem handlowym oraz między klientem a CRM. Pociągało to za sobą wysokie ryzyko błędów przy ręcznym wprowadzaniu danych oraz znaczny nakład czasu, pracy i kosztów.
Rozwiązanie: Całkowicie cyfrowy proces
Wspólnie z międzynarodowym partnerem integracyjnym Pregis, firma kühn & weyh opracowała odpowiednie rozwiązanie dla tego problemu. Mała, ale kluczowa zmiana w nowym procesie: Lista Spotkań z Klientem nie jest już drukowana i przekazywana przedstawicielom handlowym w formie papierowej, lecz dostarczana cyfrowo w postaci wypełnianych formularzy PDF. Nowy proces obejmuje następujące kroki:
- Przedstawiciel handlowy żąda arkusza danych na planowane spotkanie z klientem.
- SAP CRM udostępnia dane za pośrednictwem usługi internetowej w formacie XML. OMS generuje na tej podstawie wypełnialny i maszynowo odczytywalny plik PDF i przesyła go do pracownika.
- Podczas wizyty u klienta przedstawiciel handlowy wprowadza aktualne dane (zamówienia) i natychmiast odsyła wypełniony formularz PDF z powrotem do centrali.
- Zarządzanie wejściem ekstraktuje dane, aktualizuje SAP CRM, co może uruchomić odpowiednie działania. Na koniec tworzy kopiującą w formacie PDF dla klienta.
Podsumowanie:
Tak prosto można przejść na cyfrowo!
Na bazie standardowych systemów w zarządzaniu wyjściem i wejściem stworzono całkowicie cyfrowy proces. Nie tylko oszczędza on czas i zasoby, ponieważ działa bez jakichkolwiek przerw medialnych, ale jest również znacznie nowocześniejszy i łatwiejszy w obsłudze niż proces papierowy.